Skip to main content

Purchased Order

Definisi Purchase Order (PO)​

Menu yang digunakan untuk membuat dokumen pembelian/kontrak pembelian yang berisi informasi terkait jenis barang dan kuantitas. Menu ini dibuat setelah PO Request telah dibuat. Di menu PO, bisa ditambahkan informasi lainnya seperti pajak, potongan harga, pembulatan harga, tanggal penerimaan barang/ jasa ("Estimated Receive Date") alamat penagihan PO ("Bill to" dan "Ship to"), dan lain sebagainya.

info
  • Purchase Order (PO), atau Pesanan Pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada vendor untuk memesan barang atau jasa.
  • PO berfungsi sebagai konfirmasi resmi dari pesanan dan berisi detail penting seperti deskripsi barang/jasa, kuantitas, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman.
  • PO mengikat secara hukum dan menjadi dasar untuk transaksi antara pembeli dan vendor.

Pentingnya Purchase Order dalam Proses Pengadaan

  1. PO berfungsi sebagai otorisasi formal untuk pembelian barang atau jasa. Ini memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan prosedur dan anggaran yang telah ditetapkan.
  2. PO membantu dalam mengontrol inventori dengan mencatat jumlah barang yang dipesan dan memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai kebutuhan.
  3. PO memungkinkan perusahaan untuk memantau pengeluaran dan memastikan bahwa pembelian sesuai dengan anggaran yang tersedia.
  4. PO berfungsi sebagai dokumen referensi yang sah jika terjadi sengketa antara pembeli dan vendor. Detail yang tercantum dalam PO dapat digunakan untuk menyelesaikan perselisihan.
  5. PO merupakan dokumen penting untuk keperluan audit. Auditor dapat menggunakan PO untuk memverifikasi keabsahan transaksi pembelian.
info

Pihak-pihak yang terlibat di purchase order adalah Departemen Purchasing/ Umum/ General Affair (pembuat kontrak pembelian), Departemen Legal jika dibutuhkan. Jika PO membutuhkan approval, bisa jadi Kepala Departemen Purchasing/ Umum/ General Affair dan manajemen juga terlibat.

Letak Menu​

Transaction → Purchasing Management → Purchasing → Purchase Order

Panduan Penggunaan​

  1. Klik Transaction → Purchasing Management → Purchasing → Purchase Order

  2. Klik Insert kemudian isi data, field berwarna merah wajib diisi

    Tampilan Purchase Order

  3. Informasi pada HEADER yang dibutuhkan dalam pengisian transaksi voucher request adalah sebagai berikut:

    Nama FieldKeterangan
    Document#Nomor dokumen yang terisi otomatis ketika transaksi telah dilakukan.
    DateTanggal pembuatan dokumen
    StatusStatus dari dokumen
    Local#Untuk input keterangan dari dokumen lokal jika ada
    VendorVendor yang dipilih
    Contact PersonPenanggung jawab vendor
    Bill toDokumen akan ditagihkan kepada siapa
    Ship toTujuan pengiriman
    RemarkKeterangan

  4. Klik ikon kaca pembesar pada Item's Name# (muncul window List of PO Request) → Refresh → pilih dokumen POR → Choose

    Tampilan Purchase Order saat klik ikon kaca pembesar (List of PO Request)

  5. Isikan data pelengkap seperti Discount, Estimated Received Date, dan Tax. Kemudian klik SAVE untuk menyimpan.

  6. Fungsi Find → Refresh untuk mencari file sebelumnya yang sudah di input.

warning

Field status pada menu Purchased Order memiliki tiga status Approval:

Outanding = apabila belum diapprove/reject

Rejected = apabila direject oleh user approver

Approved = apabila diapprove oleh user approver

info

Tab Downpayment berfungsi untuk mencatat pembayaran uang muka pada pesanan pembelian, termasuk informasi seperti tanggal, jumlah, dan nomor voucher.

Contoh: Jika sebuah perusahaan melakukan pembayaran uang muka sebesar Rp 5.000.000 untuk pesanan barang, informasi tersebut akan dicatat di tab ini untuk memudahkan pelacakan.