Material Request

Definisi

Menu Material Request merupakan menu yang digunakan untuk pengajuan pengadaan barang atau jasa sebagai dokumen permintaan resmi yang diajukan oleh departemen maupaun individu dalam suatu organisasi. User akan meginput nilai pengadaan barang dan jasa, jenis pengadaan, waktu penggunaan, dan informasi detail lainnya.

info

Pihak-pihak yang terlibat di material request adalah All Departments (Requester), kepala departemen/ kepala divisi (approver), dan manajemen (approver untuk nilai tertentu).

Pentingnya Material Request untuk Mengelola Manajemen Procurement

1. Material request membantu dalam mengelola dan mengontrol persediaan dengan memastikan bahwa hanya material yang diperlukan yang dipesan, sehingga mengurangi pemborosan.
2. Dengan adanya material request, proses pengadaan menjadi lebih transparan, memungkinkan semua pihak untuk melacak permintaan dan status pengadaan.
3. Data dari material request dapat digunakan untuk analisis dan perencanaan kebutuhan material di masa depan, membantu organisasi dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
4. Material request memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara departemen yang membutuhkan material dan tim pengadaan, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan.

Letak Menu

Transaction → Purchasing  Management → Purchasing → Material Request

Panduan Penggunaan

1. Klik Transaction → Purchasing  Management → Purchasing → Material Request

   

2. Klik Insert kemudian isi data, field berwarna merah wajib diisi

3. Informasi pada HEADER yang dibutuhkan dalam pengisian transaksi Material Request adalah sebagai berikut:

   Nama Field	Keterangan
   Document#	Nomor dokumen yang terisi otomatis ketika transaksi telah dilakukan.
   Cancellation PO# (additional)	Digunakan untuk mengambil data dari dokumen Cancellatio Purchase Order
   Date	Tanggal pembuatan transaksi.
   Local Document	Digunakan untuk input keterangan dokumen lokal jika ada
   Site	Site yang mengajukan pemintaan pengadaan.
   Departement	Departemen yang mengajukan pemintaan pengadaan.
   PIC (Person in Charge)	Orang yang bertanggung jawab melakukan pengajuan permintaan pengadaan.

4. Klik ikon kaca pembesar pada Item's Name# (muncul window List of Item) → Refresh → pilih Item → Choose

5. Isikan data-data seperti Quantity, Usage Date, Currency, Estimated Price, dan Remark. Kemudian klik SAVE

info

• Fitur upload dokumen di menu material request disediakan untuk mendukung proses pengajuan permintaan material dengan lebih lengkap dan terstruktur.
• Dokumen yang diupload dapat digunakan untuk memverifikasi kebutuhan material yang diajukan, memastikan bahwa permintaan tersebut sah dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Dokumen dapat berupa Spesifikasi Produk atau gambar dengan format pdf files/zip files.